Ook bij Portima maakt papier steeds vaker plaats voor digitale documenten. Valérie Urbain, Commercieel verantwoordelijke, vertelt ons meer over deze evolutie.


We benadrukken al jaren de voordelen van papierloos werken. Gaan we voor onze eigen administratie ook die richting uit?

“Jazeker! We zitten immers in een nieuw tijdperk: zo goed als alles gebeurt digitaal. We beschikken bovendien al jaren over kwaliteitsvolle tools. Het is dus logisch om deze tools ook te gebruiken binnen onze eigen administratie.”

Kan je dit verder toelichten?

“Moet er een contract of een bestelling ondertekend worden dan versturen we de documenten voortaan digitaal via BrokerSign naar onze makelaars. Via BrokerSign kunnen ze thuis of op kantoor deze documenten elektronisch ondertekenen met behulp van hun eID. Wanneer een van onze account managers ter plaatse bij een makelaar is, kan de makelaar deze documenten bovendien ook onmiddellijk ondertekenen met zijn eID. Dit gebeurt dan op de laptop met behulp van de eID. Dit zorgt voor heel wat tijdwinst waardoor we ons kunnen focussen op wat echt belangrijk is: onze makelaars een zo goed mogelijke service bieden.”


Valérie Urbain 

"Ook onze makelaars halen hier voordeel uit. Minder manipulaties leiden immers tot een snellere behandeling van dossiers."

Voordelig voor beide partijen dus?


“Inderdaad, ook onze makelaars halen hier voordeel uit. Minder manipulaties leiden immers tot een snellere behandeling van dossiers. Hun administratieve werklast daalt bovendien ook aanzienlijk, waardoor ze zich kunnen toeleggen op hun core business.”

 

Blijft het hierbij?


“Nee, binnenkort gaan we nog verder. We gaan evolueren naar een online beheer van alle administratie. In een eerste fase zullen we een klantenzone voor onze makelaars lanceren. Ze zullen er al hun contractgegevens, gebruikers, toegangen … online kunnen terugvinden. Alle informatie zal zo gecentraliseerd worden. In een tweede fase zullen ook bestellingen online beheerd kunnen worden.”