Privacy

Pourquoi une Charte Vie Privée ? 

Dans le cadre des services qu’elle fournit, notamment sur les différents sites de Portima (ci-après le Site),  la vie privée des Utilisateurs est une priorité de Portima (ci-après, « Portima » ou « Nous »).  Les Utilisateurs (également qualifiés de "Personnes concernées" au sens de la législation applicable en matière de protection des données) sont les personnes physiques qui reçoivent les services de Portima ainsi que les visiteurs de son Site.    

Portima s’engage à traiter leurs Données à caractère personnel avec le plus grand soin et à assurer le meilleur niveau de protection conformément à la législation applicable et, en particulier, au Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du Traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après,  « RGPD »). 

La présente Charte vie privée vise à informer les Utilisateurs et à répondre aux questions suivantes :

1. Quel est le champ d’application de la présente Charte ?
2. Qui est le Responsable du traitement ?
3. Pourquoi les Données à caractère personnel des Utilisateurs sont-elles traitées par Portima et sur quels fondements ?
4. Quelles sont les Données à caractère personnel des Utilisateurs traitées par Portima ?
5. A qui Portima est-elle susceptible de communiquer les Données à caractère personnel des Utilisateurs ?
6. Combien de temps les Données à caractère personnel des Utilisateurs sont-elles conservées par Portima ?
7. Quels sont les droits des Utilisateurs sur leurs Données à caractère personnel et comment peuvent-ils les exercer ?
8. Les Données à caractère personnel des Utilisateurs sont-elles transmises à l’étranger ?
9. Que doit faire l’Utilisateur s’il veut contacter Portima à propos de la présente Charte et/ou introduire une réclamation auprès d’une autorité de protection des données ?
10. Comment savoir si la présente Charte a été modifiée ?

 

Lexique des principaux termes légaux utilisés dans la présente Charte

Termes fréquemment utilisés dans la présente Charte	Définitions prévues par le RGPD	Explication des termes en langage usuel
Donnée à caractère personnel	Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, (ci-après dénommée "personne concernée"); est réputée être une "personne physique identifiable" une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.	Tous types d’informations qui se rapportent à une personne physique, c’est-à-dire à un individu, identifiable, directement ou indirectement, en tant que personne distincte d’autres personnes. Par exemple : un nom, une photo, une empreinte, une adresse mail, un numéro de téléphone, un numéro de sécurité sociale, une adresse IP, un enregistrement vocal, les données de navigation sur un site internet, les données liées à un achat en ligne, etc.
Délégué à la protection des données	Il n’y a pas de définition du délégué à la protection des données dans le RGPD.	Le délégué à la protection des données (DPO) est notamment chargé au sein de l’entreprise du respect du RGPD et des lois nationales applicables ainsi que des politiques et pratiques de l’entreprise pour la gestion des Données à caractère personnel des Utilisateurs. Il est également chargé de la collaboration avec les autorités de contrôle. Le DPO est le point de contact préférentiel pour toute demande concernant les Données à caractère personnel des Utilisateurs.
Traitement	Toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de Données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction;	Toute utilisation de Données à caractère personnel, quel que soit le procédé utilisé (enregistrer, organiser, conserver, modifier, rapprocher avec d'autres données, transmettre, etc. des Données à caractère personnel). Par exemple : l’utilisation des Données à caractère personnel à des fins de gestion de commande, de fourniture des services, d’envoi de newsletters, etc.
Responsable de traitement	La personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du Traitement.	La personne, l'autorité publique, la société ou l'organisme qui exerce la maîtrise des données et qui décide de toute utilisation de celles-ci. C’est lui qui décide de créer ou de supprimer un Traitement et détermine pourquoi les données seront traitées et à qui elles seront transmises. Il est le principal responsable du respect de la protection des Données des Utilisateurs.
Tiers	Une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que l’Utilisateur, le Responsable du traitement et le Sous-Traitant.	Toute personne, physique ou morale, ou toute autorité publique qui peut accéder à certaines Données à caractère personnel. Il ne peut pas s’agir de l’Utilisateur, ni du Responsable de traitement (c’est-à-dire Portima) ou du Sous-Traitant.

 

1. Quel est le champ d’application de la présente Charte ? 

La présente Charte s’applique uniquement aux Traitements de Données à caractère personnel réalisés par Portima, en qualité de Responsable du traitement, en lien avec le Site, ou la fourniture de ses services, pour autant que ledit traitement ne soit pas régi par un document contractuel spécifique (cf. la Charte Vie Privée Portima Connect pour les services fournis à travers Portima Connect).

 

2. Qui est le Responsable du traitement ?

Dans le cadre de la présente Charte, le Responsable des traitements de Données à caractère personnel est Portima, SC, dont le siège social est établi à 150 Chaussée de la Hulpe, 1170 Bruxelles, TVA n° 0428.775.335.

Toute question ou demande concernant le Traitement des Données peut être envoyée à l'adresse e-mail suivante portimadpo@portima.com.

Portima a désigné un Délégué à la protection des données. Il est notamment chargé de manière indépendante de veiller à l’application interne des règles de protection et de gestion des Données à caractère personnel et de la collaboration avec les autorités de contrôle.

Pour le contacter : portimadpo@portima.com

 

3. Pourquoi les Données à caractère personnel des Utilisateurs sont-elles traitées par Portima et sur quels fondements ?

Finalités de la collecte et du Traitement des Données à caractère personnel	Fondement juridique au Traitement des Données à caractère personnel des Personnes concernées
1. La gestion de la relation avec les prospects et les clients de Portima	L’intérêt légitime de Portima de collecter et traiter des données relatives aux personnes de contact chez ses clients et ses prospects, y compris les personnes qui remplissent le formulaire de Contact sur le Site de Portima.
2. Gestion des litiges et contentieux (avec nos clients et prospects)	L’intérêt légitime de Portima de collecter et traiter des données relatives aux personnes de contact chez ses clients et prospects en vue de la gestion d’un litige ou contentieux avec un client ou un prospect et, le cas échéant, la nécessité d’exécution du contrat litigieux.
3. Marketing et études statistiques (à savoir l’envoi de lettres d'information - newsletters), d’informations à propos des services et produits de Portima, invitations à des événements professionnels et de demandes de participations à des enquêtes de satisfactions) à l’égard de nos clients et prospects	L’intérêt légitime de Portima de collecter et traiter des données relatives aux personnes de contact chez ses clients et prospects en vue de leur proposer des services et produits ainsi que de les informer de ses activités et évaluer leur satisfaction. Leur consentement est parfois requis par les règles spécifiques relatives à la publicité par courrier électronique.
4. Gestion des cookies sur le Site de Portima	L’intérêt légitime de Portima de collecter et traiter des données relatives aux personnes qui visitent le Site de Portima (au moyen de cookies). Leur consentement est parfois requis par les règles spécifiques relatives aux cookies. A ce sujet, des informations additionnelles figurent dans la Politique d’utilisation des cookies.

 

4. Quelles sont les Données à caractère personnel des Utilisateurs traitées par Portima ?

Pour atteindre les finalités visées à l’article 3 de la présente Charte, les Données suivantes des Personnes concernées sont collectées et traitées par Portima :

• leur nom et leur prénom ;
• leur date de naissance ;
• leur adresse postale, adresse de courrier électronique et toute information similaire, nécessaire ou utile à l’exécution du contrat et au suivi des demandes qui nous sont adressées ;
• leur numéro de téléphone mobile ;
• leurs données d’identification électronique (adresse IP, cookies, connexion, etc.)
• toute information concernant l’utilisation du Site ;
• de manière générale, toute information donnée volontairement lors de l’utilisation du Site ou de toute demande effectuée sur le Site.

  

5. A qui Portima est-elle susceptible de communiquer les Données à caractère personnel des Utilisateurs ?

• Communication des Données à caractère personnel des Utilisateurs avec des autorités publiques, en réponse à des demandes légales, y compris pour répondre aux exigences de la sécurité nationale ou de l’application de la loi.
• Communication des Données à caractère personnel des Utilisateurs avec des Sous-Traitants ? Pour les Traitements visés par la présente Charte, Portima ne recourt pas à des Sous-Traitants. 
• Communication des Données à caractère personnel des Utilisateurs à des tiers ? Les Données à caractère personnel des Personnes concernées ne sont communiquées à des tiers que moyennant le consentement de celles-ci.

 

6. Combien de temps les Données à caractère personnel des Utilisateurs sont-elles conservées par Portima ?

Portima a retenu des critères concernant la durée de conservation des Données à caractère personnel des Utilisateurs. Cette durée varie selon différents objectifs et doit tenir compte des éventuelles obligations légales ayant pour objet de conserver certaines de ces Données.

Le cas échéant, si un contrat a été conclu entre l’Utilisateur et Portima, ce délai correspond en tout cas à la durée dudit contrat, augmenté du délai de prescription potentiellement applicable. Pour le calcul de la durée de conservation, il est également tenu compte des exigences spécifiques au droit des assurances.

Pour le reste, les Données à caractère personnel ne sont pas conservées pour une durée qui excède la durée nécessaire aux finalités prescrites.

 

7. Quels sont les droits des Utilisateurs sur leurs Données à caractère personnel et comment peuvent-ils les exercer ?

Portima souhaite informer les Utilisateurs, de la manière la plus claire possible, des droits dont ils disposent sur leurs Données à caractère personnel. Portima souhaite également leur permettre d’exercer ces droits d’une manière simple.

Ci-après se trouve un récapitulatif de ces droits avec une description de la manière de les exercer.

 

7.1. Le droit d’accès

L’Utilisateur peut demander à Portima une copie des Données à caractère personnel le concernant et présentes dans ses systèmes informatiques ainsi que l’ensemble des informations suivantes :

• Les catégories de Données à caractère personnel recueillies et traitées sur les Utilisateurs, 
• Les raisons pour lesquelles Portima traite ces Données,
• Les catégories de personnes auxquelles ces Données à caractère personnel sont ou seront échangées et, le cas échéant, les personnes qui se situent en dehors de l’Union européenne, 
• La durée de conservation des Données à caractère personnel dans les systèmes informatiques de Portima, 
• Dans les limites indiquées ci-après, le droit des Utilisateurs de demander à Portima de corriger, d’effacer les Données à caractère personnel ou de limiter l’utilisation que Portima fait des Données à caractère personnel et de leur droit de s’opposer à cette utilisation,
• Le droit des Utilisateurs d’introduire une plainte auprès d’une Autorité compétente de protection des données,
• Des informations concernant l’origine des Données lorsque celles-ci n’ont pas été collectées directement par Portima.

Comment l’Utilisateur peut-il exercer son droit d’accès ?

Pour exercer son droit d’accès, l’Utilisateur est prié de contacter Portima par e-mail à portimadpo@portima.com, avec pour objet « Droit d’accès : données à caractère personnel », et transmettre en pièce jointe de son e-mail une copie recto verso de sa carte d’identité. Sauf autre indication de sa part, l’Utilisateur recevra gratuitement une copie de ses données dans un format électronique dans un délai d’1 mois suivant la réception de la demande, 2 mois en cas de demande nécessitant des recherches approfondies.

L’Utilisateur peut également adresser sa demande par courrier postal à l’adresse indiquée ci-dessous :

Portima, SC, dont le siège social est établi à 150 Chaussée de la Hulpe, 1170 Bruxelles

En cas de demande écrite, celle-ci devra être signée et accompagnée de la copie recto verso de la carte d’identité de l’Utilisateur. La demande devra préciser l'adresse à laquelle devra parvenir la réponse. Une réponse lui sera adressée dans un délai d’1 mois suivant la réception de la demande, 2 mois en cas de demande nécessitant des recherches approfondies.

 

7.2. Le droit de rectification

L’Utilisateur peut demander à Portima de corriger et/ou de mettre à jour ses Données à caractère personnel.

Comment l’Utilisateur peut-il exercer son droit de rectification ?

Pour exercer son droit de rectification, l’Utilisateur est prié de contacter Portima par e-mail à portimadpo@portima.com, avec pour objet « Droit de rectification : données à caractère personnel », et transmettre en pièce jointe de son e-mail une copie recto verso de sa carte d’identité.

L’Utilisateur peut également adresser sa demande par courrier postal à l’adresse indiquée ci-dessous :

Portima, SC, dont le siège social est établi à 150 Chaussée de la Hulpe, 1170 Bruxelles

La demande écrite devra être signée et accompagnée de la copie recto verso de la carte d’identité de l’Utilisateur. La demande devra préciser l'adresse à laquelle devra parvenir la réponse.

L’Utilisateur ne doit pas oublier d’indiquer dans le corps de son e-mail ou de son courrier la raison de celui-ci : la rectification d’une information inexacte, et l’information à modifier, avec le cas échéant, s’il dispose de cet élément, la preuve de l’information correcte.

Une réponse lui sera adressée dans un délai d’1 mois suivant la réception de la demande, 2 mois en cas de demande nécessitant des recherches approfondies.

 

7.3. Le droit à l’effacement

L’Utilisateur peut demander à Portima de supprimer les Données à caractère personnel traitées à son propos, dans l’un des cas suivants :

• Ses Données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des raisons pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d'une autre manière ;
• Pour une raison qui lui est propre, il considère qu’un des Traitements poursuivis porte atteinte à sa vie privée et lui cause un dommage excessif ;
• Ses Données à caractère personnel ne sont pas traitées conformément au RGPD et à la loi belge ;
• Ses Données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union européenne ou par la loi belge.

Toutefois, il se peut que Portima ne puisse pas accéder à la demande de l’Utilisateur exerçant son droit à l’effacement. En effet, il faut garder à l’esprit que ce droit n’est pas absolu. En tant que Responsable du traitement, Portima doit l’équilibrer avec d’autres droits ou valeurs importantes, tels que la liberté d’expression, le respect d’une obligation légale à laquelle Portima est soumise ou des motifs d’intérêt public importants.

Comment l’Utilisateur peut-il exercer son droit à l'effacement ?

Pour exercer son droit à l’effacement, l’Utilisateur est prié d’adresser un e-mail à Portima, portimadpo@portima.com, en indiquant ses nom et prénom et dans l’objet « Droit à l’effacement : données à caractère personnel » et de transmettre en pièce jointe de son e-mail une copie recto verso de sa carte d’identité. 

L’Utilisateur peut également exercer ce droit en adressant un courrier à Portima à l’adresse suivante : Portima, SC, dont le siège social est établi à 150 Chaussée de la Hulpe, 1170 Bruxelles. 

La demande écrite devra être signée et accompagnée de la photocopie recto verso de la carte d’identité de l’Utilisateur. La demande devra préciser l'adresse à laquelle devra parvenir la réponse.

L’Utilisateur sera attentif à mentionner précisément dans le corps de son message la raison de sa demande d’effacement.

Une réponse sera adressée à l’Utilisateur dans un délai d’1 mois suivant la réception de la demande, 2 mois en cas de demande nécessitant des recherches approfondies.

 

7.4. Le droit d’opposition

De manière générale, la législation applicable donne à l’Utilisateur le droit de s’opposer à ce que Portima traite ses Données à caractère personnel si, pour une raison qui est propre à cet Utilisateur, il considère qu’un des traitements poursuivis porte atteinte à sa vie privée et lui cause un dommage excessif.

L’Utilisateur peut également s’opposer à l'usage de ses Données à caractère personnel à des fins de marketing, et en particulier, aux actions publicitaires par e-mail. Par ailleurs, les e-mails ou lettres d’information qui lui seront éventuellement transmis indiqueront un lien sur lequel il pourra cliquer de façon à ne plus recevoir d’informations promotionnelles.

L’Utilisateur ne peut toutefois pas empêcher Portima de traiter ses Données à caractère personnel lorsque Portima a des motifs légitimes et impérieux de traiter les Données à caractère personnel, qui priment sur les intérêts, droits et libertés de l’Utilisateur (notamment lorsque le Traitement est nécessaire à l’exécution des services convenus contractuellement ou lorsqu’il est imposé par une disposition légale ou réglementaire) ou lorsqu’il est nécessaire pour constater, exercer ou défendre des droits en justice.

Comment exercer son droit d’opposition ?

Pour exercer son droit d’opposition, l’Utilisateur est prié d’adresser un e-mail à Portima, portimadpo@portima.com, en indiquant ses nom et prénom et dans l’objet « Droit d’opposition : données à caractère personnel » et de transmettre en pièce jointe de son e-mail une copie recto verso de sa carte d’identité.

L’Utilisateur peut également exercer ce droit en adressant un courrier à Portima à l’adresse suivante : Portima, SC, dont le siège social est établi à 150 Chaussée de la Hulpe, 1170 Bruxelles. La demande écrite devra être signée et accompagnée de la photocopie recto verso de la carte d’identité de l’Utilisateur. La demande devra préciser l'adresse à laquelle devra parvenir la réponse.

L’Utilisateur sera attentif à mentionner précisément dans le corps de son message la raison de celui-ci.

Une réponse sera adressée à l’Utilisateur dans un délai d’1 mois suivant la réception de la demande, 2 mois en cas de demande nécessitant des recherches approfondies.

 

7.5. Le droit de retrait du consentement

Lorsque l'Utilisateur a donné son consentement au traitement, il a toujours le droit de retirer celui-ci et ce à tout moment. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.

De plus, le retrait du consentement ne compromet pas nécessairement la licéité du traitement après ce retrait, notamment lorsque le traitement est imposé par une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union européenne ou par la loi belge.

Comment exercer son droit de retrait du consentement ?

Il suffit d’adresser un e-mail à portimadpo@portima.com en indiquant dans l’objet « Retrait du consentement ». L'Utilisateur ne doit pas motiver le retrait du consentement.

Il peut également à tout moment retirer son consentement de la manière suivante : via le lien de désinscription présent dans chaque e-mail envoyé par Portima.

 

7.6. Droit à la limitation du traitement

L’Utilisateur peut demander à Portima une limitation des Traitements de Données à caractère personnel dans l’une des hypothèses suivantes :

• L'exactitude des Données à caractère personnel est contestée par l’Utilisateur. La limitation du Traitement vaut pendant une durée permettant à Portima de vérifier l'exactitude des Données à caractère personnel ;
• L’Utilisateur souhaite limiter les Traitements par Portima à ceux strictement nécessaires à l’exécution du contrat les liant (ex : refus de campagnes marketing) ;
• Portima n'a plus besoin des Données à caractère personnel aux fins du Traitement mais celles-ci sont encore nécessaires à l’Utilisateur pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice;
• L’Utilisateur a exercé son droit d’opposition conformément à l’article 7.4 de la présente Charte. La limitation du Traitement vaut pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par Portima prévalent sur les raisons de l’Utilisateur.

Comment exercer son droit à la limitation du traitement ?

Pour exercer son droit à la limitation du traitement, l’Utilisateur est prié d’adresser un e-mail à Portima, portimadpo@portima.com, en indiquant ses nom et prénom et dans l’objet « Droit à la limitation du traitement : données à caractère personnel » et de transmettre en pièce jointe de son e-mail une copie recto verso de sa carte d’identité. L’Utilisateur sera attentif à mentionner précisément dans le corps de son e-mail la raison de celui-ci.

L’Utilisateur peut également exercer ce droit en adressant un courrier à Portima SC, dont le siège social est établi à 150 Chaussée de la Hulpe, 1170 Bruxelles. La demande écrite devra être signée et accompagnée de la photocopie recto verso de la carte d’identité de l’Utilisateur. La demande devra préciser l'adresse à laquelle devra parvenir la réponse.

Une réponse sera adressée à l’Utilisateur dans un délai d’1 mois suivant la réception de la demande, 2 mois en cas de demande nécessitant des recherches approfondies.

 

8. Les Données à caractère personnel des Utilisateurs sont-elles transmises à l’étranger ?

Transfert de données au sein de l’Europe

Au sein de l’Espace Economique Européen (c’est-à-dire les 27 Etats membres de l’UE, l’Islande, la Norvège et le Liechtenstein), les Données à caractère personnel bénéficient du même niveau de protection.

Portima traite les Données à caractère personnel sur des serveurs informatiques situés en Belgique ou sur le territoire d’un autre Etat membre de l’Espace Economique Européen (EEE) : les Pays-Bas et l'Irlande.

Transferts de données hors de l’Europe

Portima ne transfère pas les Données à caractère personnel en dehors de l'Espace Economique Européen. Tous les serveurs de Portima sont situés dans l’EEE.

 

9. Que doit faire l’Utilisateur s’il veut contacter Portima à propos de la présente Charte et/ou introduire une réclamation auprès d’une autorité de protection des données ?

L’Utilisateur a une question ou une suggestion concernant la présente Charte ?

Il ne faut dans ce cas, pas hésiter à en faire part à Portima en prenant contact par e-mail (portimadpo@portima.com), ou par courrier (Portima SC, 150 Chaussée de la Hulpe, à 1170 Bruxelles).

Portima veillera à répondre aux questions posées dans les meilleurs délais.

L’Utilisateur estime que ses Données à caractère personnel ne sont pas suffisamment protégées ?

Si l’Utilisateur estime que Portima ne traite pas ses Données à caractère personnel conformément au RGPD et à la législation belge applicable, il a le droit d’introduire une réclamation auprès de :

• L’autorité de protection des données du pays européen dans lequel l’Utilisateur réside de manière habituelle, ou
• L’autorité de protection des données du pays européen dans lequel l’Utilisateur travaille, ou
• L’autorité de protection des données du pays européen dans lequel la violation alléguée du RGPD a été commise.

Introduire une plainte auprès de l’Autorité belge de Protection des données

• Par courrier postal : Autorité de protection des données, Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles
• Par e-mail : contact@apd-gba.be

Introduire une plainte auprès d’une autre autorité européenne de protection des données

Les Utilisateurs peuvent également introduire une plainte auprès d’une autre autorité européenne de protection des données selon les modalités présentes sur leurs sites web respectifs..

 

10. Comment savoir si la présente Charte a été modifiée ?

La présente Charte peut être modifiée à tout moment, notamment pour tenir compte d’éventuelles modifications législatives ou réglementaires et de l’évolution des services de Portima.

Les modifications importantes apportées seront notifiées via notre site web ou par e-mail, dans la mesure du possible, trente jours au moins avant leur entrée en vigueur.

 

VERSION DATANT DU 26 AOUT 2022